Werkdag van een serviceplanner
Bij Prodoor speelt de serviceplanner een centrale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse operatie. Je schakelt continu tussen klanten, monteurs en collega’s en zorgt ervoor dat aanvragen, storingen, werkbonnen, offertes en planningen op de juiste manier worden opgepakt en verwerkt. Geen dag is hetzelfde: je bewaakt de prioriteiten, houdt overzicht in Monday en zorgt dat monteurs goed voorbereid op pad kunnen.
Start van de dag
Je start de dag rond 8.00 uur met het controleren van eventuele voicemails en e-mails. Je bepaalt wat prioriteit heeft, pakt de urgente zaken direct op. De werkbonnen die je de dag ervoor terug hebt gekregen van de monteurs maar nog niet verwerkt hebt, handel je eerst af. Dan kan de facturatie door collega’s in gang worden gezet. Je voert werkzaamheden en afspraken op in het systeem Monday, maakt het projectstatusbestand up-to-date en vult het declarabele urenoverzicht in. Ondertussen sta je klanten en relaties telefonisch te woord.
Rond 9 uur start je met verwerken van binnengekomen aanvragen, het bellen van klanten voor het maken van offertes en het bespreken van teruggekomen werkbonnen. Ook controleer je of er de vorige dag afgesproken werkzaamheden door omstandigheden nog niet afgerond kon worden door de monteur(s). Voor 9.30 uur bel je deze klant(en) op om hierover met ze te overleggen en deze opnieuw in te plannen. Gemaakte afspraken weer vast in Monday. Tussendoor neem je de binnenkomende telefoontjes op.
Rond 10 uur is het tijd om de planning voor de volgende dag te gaan maken. Je plant de monteurs efficiënt in op basis van woonplaats, route, beschikbaarheid en specialisme. Je houdt rekening met persoonlijke afspraken en eventuele storingen. Je onderhoudt contact met de monteurs over de voortgang, past de planning tussentijds aan waar nodig en heb daarover natuurlijk ook contact met de klant. Rond 12.00 uur heb je de planning zo goed als rond.
Na de middaglunch check je eerst nog je e-mails en al teruggekomen werkbonnen van monteurs om te kijken of er nog urgente zaken voor de volgende dag zijn binnengekomen waardoor je de planning eventueel zou moeten aanpassen. Na deze controle zet je de werkbonnen, storingsformulieren en e-mails klaar voor de planning van de volgende dag. Werkbonnen worden verstuurd naar de monteurs en taken worden aangemaakt in Monday. Je verwerkt binnengekomen e-mails en blijft telefonisch bereikbaar. Tussendoor leg je nog wat materialen voor de monteurs klaar in het magazijn.
In de middag ligt de focus meer op commerciële werkzaamheden. Je stelt offertes op, past ze aan en verstuurt ze na akkoord van de commercieel manager. Je verwerkt opdrachten, controleert getekende offertes en houdt het relatiebestand up-to-date. Wanneer de monteurs klaar zijn met hun werkzaamheden ontvang je hun ingevulde werkbonnen en deze controleer je. Wanneer zaken niet goed zijn ingevuld, bel je de monteur op om dit aan te passen. Na aanpassing kun jij deze werkbonnen namelijk verwerken voor facturatie. Voor de langetermijnplanning bereid je onderhoud voor en plant deze in en verwerk je openstaande werkzaamheden van premium klanten.
Werkzaamheden die gedurende de week ook oppakt zijn het aanleveren van rapportages, het bijhouden van de offertemappen, het opvragen van getekende onderhoudscontracten en het in orde maken van de bellijsten van openstaande facturen en het maken van een overzicht van openstaande werkzaamheden van onze premium klanten.
Aan het einde van de dag komen er nog wat monteurs langs om de door jouw klaargezette materialen op te halen voor de volgende dag. Je maakt een praatje en drinkt samen even een bakje koffie. Voordat je naar huis gaat controleer je nog eenmaal je e-mails op urgente zaken en je zet de doorschakeling van de telefoon aan.
